Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise

Posted on by Barbara Simon

Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.

Manager en télétravail : les bonnes pratiques du management à distance 

Posted on by Barbara Simon

Le télétravail va s’installer de façon durable dans la vie de chacun et perdurer même après la crise sanitaire de la Covid-19. Le management à distance des collaborateurs est donc devenu la norme pour de nombreuses organisations. Cette situation nécessite d’organiser le travail de manière différente tout en proposant de nouvelles manières d’encadrer les équipes. Par exemple, des outils collaboratifs spécifiques peuvent être utilisés pour accompagner le management de l’ensemble des collaborateurs. Il faut également prendre en compte les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail pour éviter des erreurs communes.

 

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Enjeux du management à distance

Avec la généralisation du télétravail, les spécificités du management à distance sont devenus de nouveaux enjeux pour les managers.

Pilotage d’une équipe en télétravail

Pour une entreprise qui fait face à une crise sanitaire ou tout autre type de crise, de nombreuses questions par rapport au travail à distance comme « comment bien manager en télétravail » peuvent parfois rester sans réponse.

Pour ne pas résister au changement apporté par le télétravail, il est indispensable de faire évoluer l’organisation de son équipe. Dans ce cas, le manager doit savoir entre autres :

  • Répartir la charge de travail,
  • Déterminer les objectifs de chaque collaborateur,
  • Suivre la progression des projets.

Il doit ainsi mettre en place une nouvelle façon de travailler avec son équipe pour continuer à les manager de manière efficace. Ainsi pour garder le lien et suivre l’évolution de l’équipe au quotidien, un point hebdomadaire avec chaque membre pourra être prévu.

Motivation des équipes

L’enjeu majeur est de garder les collaborateurs motivés. Pour cela, quelques indicateurs sont pris en compte comme le développement des compétences, les perspectives d’évolution de carrière ou le sentiment d’appartenance à la société, même à distance. En effet, la productivité des employés dépend de leur niveau de motivation et de bien-être.

Cohésion des collaborateurs

Il est important pour tout manager d’optimiser la collaboration à distance des équipes pour conserver une cohésion d’équipe.

Avec les small talks des espaces de travail, on a tendance à penser que la présence et le fait de déjeuner ensemble dans un cadre parfois moins formel permet de mieux entretenir la cohésion entre salariés. Cependant, il est tout à fait possible de conserver ce lien à distance, en organisant des appels plus informels de type « coffee talks » qui rappellent ces moments de pause entre collègues et permettent d’aborder d’autres sujets que ceux de notre univers professionnel.

Il ne faut pas oublier qu’un bon esprit d’équipe va favoriser la productivité et le bien-être de tous les collaborateurs. En outre, c’est au manager de prendre les devants pour organiser ces moments de communication informelle, rassembler les membres de son équipe autour de valeurs communes et permettre à chaque personne de se confier individuellement lors d’échanges hebdomadaires ou bimensuels.

Pour aller plus loin, voici quelques idées pour conserver votre cohésion d’équipe à distance.

Management à distance : les bonnes pratiques à adopter

Dans une situation où les salariés sont encouragés à travailler depuis leur domicile, voici quelques bonnes pratiques pour assurer un management à distance de qualité.

Le manager doit fixer des objectifs clairs, mais surtout atteignables par les collaborateurs. Il lui est primordial d’encadrer les projets pour limiter le risque pour le salarié de se sentir perdu. En effet, le niveau d’autonomie n’est pas le même pour l’ensemble des collaborateurs.

Il faut également harmoniser les méthodes de travail dans l’entreprise. L’objectif : un travail à distance fluide et efficace. Dans ce cas, il faut utiliser les mêmes outils de collaboration et faire preuve de cohérence.

Une routine doit aussi être mise en place en gardant le contact et en partageant les informations avec les membres de l’équipe. La solution la plus utilisée est la visio conférence de façon périodique, avec des outils comme Gmeet, Teams, Zoom etc.

Une communication régulière reste vitale pour éviter les problèmes et les malentendus entre collaborateurs. Ainsi, des feedbacks réguliers vont permettre de maintenir un lien solide. La transparence est par ailleurs importante dans la stratégie de communication de l’entreprise. On pourra partager des projets en cours via des outils de gestion de projets, comme Trello, Monday ou encore Notion.

Autre point crucial du management à distance : apprendre à accorder sa confiance. Grâce au télétravail, chaque salarié dispose d’une plus grande liberté dans la gestion des horaires, par opposition à la culture du présentiel que l’on retrouve dans beaucoup d’entreprises. On notera par ailleurs que l’obligation de présentiel est à l’origine du présentéisme, véritable fléau pour la performance et la motivation des salariés. Un bon manager saura favoriser la responsabilisation et l’autonomie de ses collaborateurs.

Enfin, pour entretenir le lien, il faudra conserver une cohésion de groupe afin de cultiver l’esprit d’équipe même à distance en redoublant d’efforts pour que les collaborateurs continuent d’échanger entre eux. Le but est de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour motiver l’engagement de chacun.

Éviter les erreurs communes

La première erreur à éviter est sans doute de vouloir tout contrôler. Le fait d’être trop présent va mettre une pression inutile sur l’équipe. Il faut donc exclure les appels téléphoniques incessants (imprévus), les messages instantanés personnels trop fréquents, les emails quotidiens par dizaine. En abusant de ces pratiques, on entre dans une spirale de micro management, un problème de taille qui se définit ainsi :

C’est un système de gestion, mieux, une pratique dans laquelle le manager contrôle de trop près les activités de ses collaborateurs. On parle de contrôle excessif et ennuyeux à l’égard de ses employés. La conséquence première est la frustration du collaborateur, lequel se sent incompétent et inutile face à une telle conduite.

Source : Micro management : comment l’identifier et le surmonter ?

Management ne doit pas rimer avec « surveillance accrue » : il s’agit de s’adapter à chacun des collaborateurs en fonction du contexte.

Deuxième erreur ; il faut comprendre que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle peut devenir difficile à trouver. Habiter et travailler au même endroit réduit la frontière entre le monde professionnel et la vie privée, si bien qu’il devient parfois difficile de rester concentré ou pire, de déconnecter. Dans l’idéal, il faudrait :

  • Exclure le télétravail forcé, permettant ainsi à ses équipes, quand c’est possible, de se rendre dans un lieu dédié au travail (bureau ou espace de coworking si l’entreprise le prend en charge).
  • Encourager son équipe à cesser de communiquer via la messagerie professionnelle en dehors des heures de travail, les encourageant à faire valoir leur droit à la déconnexion. Cela passe par une communication claire et régulière de la part de la direction RH, relayée par le manager.

Troisième erreur ; il ne faut jamais ignorer les signaux de détresse d’un salarié à distance qui peut souffrir de solitude, de baisse de motivation ou de stress. Ces problèmes doivent être pris très au sérieux en restant à l’écoute pour agir rapidement afin de trouver des solutions efficaces ou en demandant des conseils à un expert. Un accompagnement personnalisé peut être nécessaire pour comprendre les risques de burnout ou RPS.

chiffres clés concernant les risques psychosociaux
Source : Confinement : quels peuvent être les risques psychosociaux sur les salariés ?

Pour conclure, le rôle du manager est d’assurer que le télétravail se fasse dans des conditions optimales en proposant les solutions les plus adaptées. Il faut faire preuve de bon sens, de confiance envers son équipe, mais aussi se renseigner pour mieux détecter les signaux de détresse qui ne sont parfois pas explicitement partagés par les salariés. Le télétravail ouvre des perspectives de vie et de performance incroyables si tant est qu’on le pratique dans les meilleures conditions.

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Le top 10 des outils collaboratifs en entreprise

Posted on by Barbara Simon

La démocratisation du télétravail en raison de la pandémie de Covid 19 nécessite d’avoir de bons outils collaboratifs pour votre entreprise. L’objectif est de faciliter le travail à domicile ou la gestion des employés à l’international en utilisant les nouvelles technologies. Vous pouvez ainsi collaborer avec votre équipe grâce à des applications ou des sites de collaboration sur internet. Il sera plus facile pour le chef d’entreprise d’organiser des vidéoconférences, programmer les tâches ou simplement des discussions. Dans cet article vous allez voir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour vous assurer que chaque employé fasse son travail correctement même à distance.

Microsoft 365, la plateforme collaborative la plus utilisée

Microsoft Office 365 est une plateforme collaborative très complète et vraiment efficace comprenant de nombreuses applications parfaites pour la communication et l’interaction de vos équipes (Teams, Sharepoint…) et relié à tout l’environnement Microsoft (Azur…).

Cet outil est adopté autant par les Grands Comptes, que les ETI ou les PME…

Tous vos documents sont stockés de façon sécurisée sur le Cloud Microsoft et sont disponibles n’importe où (au bureau, à la maison…) depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette). Constamment synchronisés, vos documents sont à jours et peuvent être modifiés simultanément avec d’autres personnes.

Gsuite pour collaborer, stocker et partager facilement les fichiers

Google Drive, à l’intérieur de Gsuite est un système de stockage et de transfert de fichiers en ligne comme les images, vidéos, textes ou tableaux. Il est présent par défaut sur les appareils Android et est accessible depuis les ordinateurs portables ou de bureau via Google Chrome.

Le stockage en nuage permet d’économiser l’espace sur la mémoire de votre ordinateur. Quant à sa fonction de partage de fichiers, elle est facile car il suffit d’uploader et de partager le lien pour que tous les membres de l’équipe y accèdent.

Pour l’utiliser, il est donc impératif d’avoir une connexion internet et de créer un compte Gmail. Il est compatible avec Microsoft Office, Google Sheets, et Google Docs.

Enfin, pour sa capacité, sa version gratuite vous offre un espace de stockage de 15 Go environ.

Trello, le logiciel de gestion de projet par excellence

Trello est un outil collaboratif polyvalent pour les équipes. Il met à disposition des tableaux et des cartes pour permettre une meilleure lecture de travail. Son principal avantage est la facilité d’utilisation en tant qu’outil de collaboration. Il peut être utilisé pour la gestion de projet et les tâches collaboratives ou personnelles.

Son autre avantage est l’intégration d’autres applications que vous pouvez utiliser directement au flux du travail de votre entreprise. En plus, il se synchronise de manière automatique à votre tablette ou smartphone.

Trello propose également des fonctionnalités pour automatiser le travail et augmenter la productivité de votre équipe avec ses nombreuses fonctions à savoir les commandes du calendrier ou de date limite. Les tableaux personnalisés font aussi partie de ses fonctions automatiques.

Slack, une plateforme de communication collaborative innovante

Slack se présente comme une application de messagerie instantanée. Il permet de centraliser tous vos flux de communication au sein d’un même service. Le travail d’équipe s’effectue à travers des conversations organisées ou un historique consultable à tout moment.

Slack permet de hiérarchiser les conversations selon leur importance, de faire des appels vidéo ou audio tout en partageant l’écran de votre ordinateur, d’intégrer d’autres applications comme Salesforce et Google Meet ou le cas échéant, de créer vos propres applications. Cette plateforme va donc remplacer l’utilisation des e-mails pour avoir plus de productivité.

Jamespot, une plateforme collaborative efficace et conviviale

Jamespot est un logiciel Cloud 100% configurable en fonction de vos besoins de collaboration, quel que soit le niveau de l’organisation (réseau social d’entreprise, intranet, extranet, digital workplace, messagerie, etc.), ou des équipes (projets agiles, communautés métiers, chat opérationnel, etc.).

Avec une équipe très dynamique, ils offrent une solution conviviale et efficace.

Wrike, un logiciel de gestion de travail en équipe très efficace

Avec Wrike, vous pouvez découper et structurer le travail en plusieurs tâches que vous partagerez entre les membres de votre équipe. Le but est d’avoir une vue sur l’évolution de chaque individu par rapport à une tâche qu’il a effectuée.

Ce logiciel permet aussi de modifier des documents de différents formats comme le PDF, JPG sans avoir à les enregistrer sur votre ordinateur. Wrike va également afficher un calendrier virtuel des différentes tâches interdépendantes ou dupliquer les modèles de gestion de projet pour les utiliser dans le futur.

Enfin, ce logiciel permet à l’utilisateur de bénéficier d’un tableau de bord personnel et de communiquer avec des personnes extérieures. Les données sont sécurisées par un chiffrement.

Faciliter le travail à distance avec Monday

Monday.com est une plateforme web collaborative qui est accessible depuis n’importe quel navigateur internet. Elle est également disponible en version mobile. Son interface ergonomique permet une utilisation facile et rapide.

Elle s’adapte à tous les secteurs d’activité de votre entreprise comme la gestion de projets, le développement d’application ou logiciels. Le tableau de Monday peut être personnalisé pour gérer les tâches quotidiennes de chaque collaborateur. Vous aurez ainsi à votre disposition un tableau de bord, un calendrier et un système de notification.

Pour gagner du temps, les utilisateurs de la plateforme en ligne peuvent créer des tableaux partagés ou privés et paramétrer entièrement des actions automatiques.

Dropbox l’outil de partage et de travail collaboratif totalement gratuit

Au même titre que Google Drive, Dropbox permet de stocker des fichiers et de les partager avec n’importe qui à tout moment. Sa différence majeure avec l’outil de Google réside dans sa gratuité totale.

Ainsi, un travailleur indépendant peut l’installer sur son ordinateur et faire glisser les travaux qu’il a réalisés pour les livrer immédiatement à son client. Dropbox existe aussi sous forme d’applications mobiles pour vous permettre de transporter vos fichiers partout. La plupart des fichiers cloud, classiques et Dropbox paper seront rassemblés sur la même interface pour faciliter le traitement.

Quant au prix, il est gratuit jusqu’à 2 Go de stockage.

Skype, la messagerie instantanée incontournable pour un travail collaboratif

Semblable à Slack, Skype est un logiciel de messagerie instantanée pour dialoguer avec les collaborateurs d’une même entreprise en temps réel.

Il peut aussi être utilisé pour faire des échanges instantanés à l’écrit, faire une visioconférence ou présenter un projet par PowerPoint. Dans ce cas, ces nombreuses fonctionnalités collaboratives sont très avancées notamment avec la possibilité de partage d’écran pour enregistrer les échanges vidéos ou audios.

Il permet également le partage de fichiers sans avoir recours à un email classique. Mais pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités collaboratives, vous devez payer un abonnement.

Zoom, une solution adaptée aux problèmes avec votre équipe

Avec l’engouement du télétravail face à la pandémie actuelle, Zoom s’est imposé rapidement au sein des entreprises. En effet, ce site web permet d’organiser des réunions en ligne, de créer des salles de conférences virtuelles et d’envoyer des messages instantanés aux collègues.

Il se démarque de Skype, car il peut accueillir jusqu’à 1000 vidéos et 10 000 spectateurs en même temps sur son site voire plus en optant pour le mode promotionnel proposé.

L’autre avantage est la sécurisation des réunions et la possibilité d’effectuer des transactions en toute confiance.

Malgré le fait que l’inscription soit totalement gratuite, il faudra payer pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.

Wimi, un outil de gestion efficace pour sécuriser vos données dans le respect du RGPD

Wimi est un logiciel collaboratif créé en France. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de gérer un projet qui réunit plusieurs collaborateurs.

L’outil de travail collaboratif intègre plusieurs éléments :

  • Le produit Wimi drive qui facilite l’échange de documents ;
  • Wimi Teamwork qui assure l’efficacité du travail d’équipe avec ses services ;
  • La version Wimi Armoured qui est sa version la plus sécurisée et surtout la garantie de la confidentialité des données personnelles.

Le chiffrement des données personnelles est donc fait en conformité avec le RGPD. A noter que l’hébergement des données se fait en France et que l’invitation de guests est à la fois gratuite et illimitée.

LumApps, la plateforme intranet collaborative

On peut décrire LumApps comme une plateforme intranet sociale. Elle a été spécialement créée pour intégrer des outils professionnels dans un espace de travail collaboratif en ligne. L’objectif est d’encourager la collaboration de l’ensemble des équipes dans votre entreprise.

L’interface moderne du logiciel est intuitive et permet aux utilisateurs de l’assimiler rapidement ou de le personnaliser selon leurs envies. Son utilisation consiste à créer des annuaires d’entreprise et de facilité le recrutement de nouveaux salariés.

Pour conclure, quel que soit votre domaine d’activité, le choix des outils de travail collaboratifs dépend en grande partie de ses fonctionnalités et de sa gratuité ou non.

Avantages et inconvénients du télétravail 

Posted on by Barbara Simon

Compte tenu de la situation sanitaire actuelle, le télétravail s’est imposé dans plusieurs secteurs. Selon le Code du travail, il désigne toute forme d’organisation qui permet aux employés d’effectuer leur travail en dehors des locaux de l’entreprise. Le télétravail peut se faire à travers l’utilisation des moyens de communication moderne comme internet, les réseaux sociaux, la messagerie, les nouveaux outils collaboratifs ou des réseaux télématiques. Comme le travail en présentiel, le salarié est tenu d’exécuter ses tâches de manière régulière et volontaire. Le télétravail offre des avantages certains pour le salarié et l’entreprise, mais des inconvénients existent également. Dans cet article, vous allez voir les différents aspects du télétravail.

Évolution du télétravail

En cette période de pandémie, le télétravail est entré dans les mœurs ce qui n’était pas toujours le cas.

C’est dans les années 50 que sont apparus, pour la première fois, les signes du télétravail. À cette époque, elle concerne la construction de bâtiments aux États-Unis dont la supervision a été accordée à Norbert Wiener, un architecte travaillant et habitant en Europe. Ce dernier a donc utilisé des moyens de transmissions pour suivre à distance l’avancée des travaux. En 1970, avec l’arrivée du fax, la notion de télétravail a commencé à réellement apparaître. C’est également la première fois qu’on a utilisé le terme de Téléwork en 1972 dans les journaux.

Le développement des technologies de l’information des années 90 a permis d’intégrer la notion de télétravail comme une méthode de travail à part entière. Il est aussi important de savoir que le statut de télétravailleur n’a été accordé au niveau européen qu’en 2002 pour octroyer des droits et la sécurité pour ce nouveau mode de travail.

En France, c’est en 2017 que le président de la République Emmanuel Macron a intégré définitivement les télétravailleurs dans le Code du travail.

Quels sont les enjeux du télétravail pour l’entreprise ?

Les enjeux du télétravail pour l’entreprise sont nombreux.

Au niveau social, le télétravail est un vecteur de bien-être pour les salariés. En effet, il est difficile de concilier une vie de famille à celle d’un employé de bureau. Il faut donc laisser aux employés une liberté de choix pour éviter d’exercer une pression et renforcer leur stress. Une situation qui risque d’affecter le fonctionnement de l’entreprise.

L’autre enjeu important du télétravail réside au niveau économique. Avec moins de retard ou d’absence, la productivité du salarié sera améliorée en raison de sa responsabilisation face à l’activité de l’entreprise. La diminution des coûts de transport, des repas du personnel vont également avoir un impact important sur le budget de l’employeur.

Le dernier enjeu concerne l’environnement, car l’arrêt des trajets pour les salariés va diminuer les émissions de CO2. De même, l’entreprise n’aura plus à utiliser un équipement énergivore ou polluant dans ses locaux notamment les serveurs.

Avantages et inconvénients du télétravail pour le salarié

Le télétravail apporte une multitude d’avantages pour le salarié afin de gérer au mieux son quotidien, mais aussi des inconvénients majeurs.

Les avantages du télétravail pour le salarié

Le premier avantage pour les collaborateurs en télétravail est l’indépendance. Il va lui-même organisé sa journée de travail selon de ses besoins. Il bénéficie également d’une indépendance géographique en fonction des négociations avec l’employeur.

Cette grande flexibilité permet de gagner du temps, car les salariés n’auront pas à prendre les transports pour aller travailler. Plusieurs dizaines d’heures peuvent être perdues chaque mois dans les véhicules, train ou bus. Le télétravail permet d’utiliser ces heures pour quelque chose qui compte pour l’employé.

Le travail à distance ou à domicile permet aussi d’améliorer la qualité de vie du salarié puisqu’il n’y a plus de stress lié aux horaires à respecter. Les pauses déjeuners rapides ou les réunions ne sont plus dans le programme. Étant à la maison, la qualité des pauses sera meilleure.

En télétravail, l’employé peut optimiser son espace de travail pour avoir un environnement confortable en choisissant par exemple, lui-même le décor ou l’éclairage. L’aménagement des heures de travail va apporter aux télétravailleurs une meilleure santé. En effet, ils auront plus de temps pour faire du sport et préparer une alimentation saine.

Le dernier avantage non négligeable est de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle. Avec les horaires plus souples, le télétravailleur aura plus temps pour sa famille et ses activités sociales.

Les inconvénients du télétravail pour le salarié

En télétravail, l’employé peut se sentir isolé à cause du manque d’interaction. Une situation qui peut être à l’origine du manque de confiance et de la perte d’intérêt au quotidien des télétravailleurs. En effet, ils ne trouvent pas de raisons pour communiquer avec les autres collaborateurs de la société. De même, les promotions sont difficiles à obtenir en travaillant à distance.

L’autre inconvénient concerne la discipline puisque l’employé, habitué à ce rouage, finit par se lasser. Par conséquent, il ne va plus respecter son emploi du temps. Une situation qui va affecter sa productivité et faire perdre du temps aux parties dans le contrat de travail.

Un télétravailleur peut aussi avoir la sensation de louper des opportunités de progression au sein de son entreprise. La raison est qu’il est loin du siège où les décisions importantes sont prises.

Le burn-out est également un désavantage du télétravail.

Avantages et inconvénients pour l’employeur

L’employeur bénéficie des avantages du télétravail sur plusieurs points mais aussi de quelques inconvénients.

Les avantages du télétravail pour l’employeur

Il va réduire les frais de loyer, d’électricité ou de matériel. Il lui sera également plus facile d’engager des personnes avec un handicap ou à mobilité réduire. En effet, ces derniers ne seront pas obligés d’aller en local.

Le télétravail va aussi faciliter le management des employées. La mission du manager sera donc plus facile et va lui permettre de se consacrer à d’autres tâches plus productives.

L’autre avantage du télétravail réside dans sa portée mondiale notamment pour la recherche de nouveaux employés ayant des compétences spécifiques. L’entreprise aura plus de temps pour rechercher les bonnes personnes et les intégrer à partir de leur pays sans tenir compte des problèmes d’éloignement géographique, de culture ou de langue.

Le travail à distance va augmenter la productivité des employés évoluant dans un environnement de travail sans stress et sans distraction. De plus, en passant moins de temps au bureau, le télétravailleur va augmenter la rentabilité de l’entreprise de manière substantielle. L’argent économisé va être utilisé pour développer la recherche, le lancement de nouveaux produits ou la publicité.

Les inconvénients du télétravail pour l’employeur

Parmi les inconvénients du télétravail pour l’employeur, il faut citer la difficulté de faire une supervision correcte des salariés. Il est impossible de vérifier si le salarié travaille effectivement ou qu’il a des problèmes dans la réalisation de ses tâches. À noter que le télétravail nécessite pour l’entreprise d’avoir un système informatique sécurisé pour protéger les données sensibles.

En plus, des ressources comme les livres, les dossiers sont difficilement accessibles. Dans certains cas, la relation de confiance entre le manager et les collaborateurs prend du temps à se mettre en place en télétravail.

Par rapport au coût du télétravail, les petites entreprises n’ont pas tous les moyens de fournir des équipements informatiques de qualité ou former l’ensemble du personnel à travailler à distance.

Quelles sont les limites du télétravail ?

Malgré son côté pratique, le télétravail connaît des limites.

Il est, par exemple, difficilement mesurable en qualité. En effet, un employé qui travaille depuis chez lui est soumis aux mêmes exigences que lorsqu’il travaille dans un bureau. Dans ce cas, le seul indicateur de son temps de travail effectif est les horaires fixés dans le contrat. Le salarié doit être ainsi en contact permanent avec l’employeur.

Au niveau juridique, les notions d’accidents ou des arrêts de travail contribuent à rendre difficile la délimitation du télétravail. Il est difficile de fournir une preuve d’un accident de travail à son domicile.

Pour certains salariés, le télétravail est devenu une véritable planque pour échapper au contrôle de l’employeur alors que dans la plupart des cas, la qualité des prestations est souvent médiocre.

 

 

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Posted on by Barbara Simon

La dimension collaborative au travail aujourd’hui est essentielle pour la réalisation d’un projet et souligne le fait d’avoir une équipe efficace au sein de son entreprise. L’objectif est de gagner du temps tout en favorisant la créativité et l’innovation. L’environnement de travail a donc un rôle très important. Dans ce cas, les espaces doivent être aménagés pour encourager la collaboration. Par conséquent, le travail collaboratif ne va pas simplement mettre en avant l’esprit d’équipe, mais également apporter des changements au niveau de l’organisation de la société. Dans cet article, découvrez en détail le travail collaboratif.

Qu’appelle-t-on le travail collaboratif ?

La notion de travail collaboratif ou travail non rémunéré a fait son apparition la première fois durant les siècles des Lumières. Mais c’est en 1968 qu’a vu le jour le premier système collaboratif de l’histoire. À cette époque, le but était de rédiger un document avec l’aide de plusieurs mains au sein d’une même équipe de chercheurs aux États-Unis. C’est avec l’utilisation massive des nouveaux moyens de communication d’internet comme les moteurs de recherche ou les outils de traduction, dans les années 2000, que le travail collaboratif a connu son essor.

Au sens littéral du terme, le travail collaboratif se définit comme un mode de travail non hiérarchisé qui s’appuie sur l’intelligence collective. Il se base sur l’échange entre les différents collaborateurs qui vont mettre en commun leur créativité et leur compétence pour atteindre un même objectif. Cette méthode de travail va donc favoriser la communication entre les individus faisant partie d’une même structure.

Le but de cette collaboration étroite entre les collaborateurs de la même entreprise est de favoriser l’émergence des idées, la responsabilisation de chacun et la stimulation de la créativité et l’innovation.

À noter que les rapports sont horizontaux dans un travail collaboratif, car chaque participant donne son avis pour valider les projets. En effet, les compétences de chaque membre sont utilisées pour la réalisation du projet.

Les bénéfices du travail collaboratif

Le travail collaboratif est devenu un atout clé pour les entreprises sur de nombreux points. Elles ont la garantie de récolter les fruits de leurs investissements. L’organisation de l’entreprise sera moins basée sur une hiérarchie traditionnelle. Voici une liste non exhaustive des bénéfices de ce mode de travail.

Le développement de la créativité

L’un des premiers points positifs du travail collaboratif est sans doute le développement plus naturel de la créativité des individus travaillant ensemble dans la même équipe. Ils vont faire rebondir leurs idées pour créer des solutions innovantes. C’est la différence de personnalités qui va favoriser l’innovation avec une meilleure ouverture d’esprit. La collaboration va ainsi apporter de meilleurs projets pour l’entreprise. Une situation qui va pousser les équipes à se dépasser et à innover.

Augmentation de la productivité

La collaboration au travail va motiver les collaborateurs à travailler ensemble dans un but commun. Une étude de l’université de Stanford à démontrer que le rendement individuel a considérablement augmenté avec le travail collaboratif. En effet, plus de 60 % des individus faisant l’objet de cette étude accomplissent plus longtemps leurs tâches lorsqu’ils travaillent ensemble. Le travail dans un environnement de collaboration favorise le succès collectif.

Facilite le travail à distance

Avec l’utilisation des outils technologiques et de la connexion internet, les salariés peuvent travailler à distance ou depuis leur domicile. Une situation qui nécessite le soutien d’un environnement de travail collaboratif pour que les collaborateurs reçoivent les mêmes informations en temps réel. En plus, les outils de collaboration vont faciliter la participation de chaque collaborateur à l’activité à distance.

À noter que la mise en place d’un environnement de travail collaboratif demande un temps d’adaptation et des efforts.

Les autres bénéfices du travail collaboratif

D’autres avantages entourent le travail collaboratif. Il permet, par exemple, de développer, l’autonomie, le sens des responsabilités, l’intelligence collective et la culture du Lean management. La collaboration va installer de nouvelles formes de communication et créer de la richesse à travers le partage des connaissances et la coopération.

Le fait d’investir sur une plateforme collaborative va également réduire le nombre de mails à envoyer à l’intérieur de l’entreprise. Dans ce cas, les problèmes de suivi ou de recherche de fichier seront réduits.

En centralisant les données, l’ensemble des projets sera transparent et visible par tous les collaborateurs. Cette transparence de l’information va responsabiliser l’ensemble des membres de l’équipe.

Le travail collaboratif permet aussi de gagner du temps. Grâce à la plateforme, tout devient accessible en quelques secondes. La prise de décision et la résolution des problèmes seront plus rapides avec les outils collaboratifs.

Collaboratif/collectif : les nuances et différences

Des nuances doivent être faites entre le travail collaboratif et le travail collectif puisque la frontière n’est pas grande. Dans les deux cas, ils ont pour objectif de favoriser l’échange entre les collaborateurs pour favoriser la productivité.

Pour rappel le travail collaboratif est un mode de travail qui permet la collaboration de plusieurs individus afin de réaliser un projet commun. Ils travaillent en utilisant des outils technologiques d’information et de communication.

Le travail collectif, quant à lui, va s’organiser autour de différents groupes de travail qui vont se partager des tâches différentes. Son fonctionnement repose sur la succession progressive et coordonnée des actions de chaque personne pour atteindre les objectifs fixés. Chaque individu se voit ainsi confier une mission dont il est personnellement responsable.

Le travail collectif se réalise également avec l’accumulation des activités individuelles. Chaque collaborateur connait dès le début sa mission à travers des échanges ou des partages d’éléments pour atteindre les objectifs. Dans ce cas, la communication des informations se fait par étape.

Pour le travail collaboratif, les acteurs ne sont pas totalement indépendants, car la division des tâches se fait de manière formelle. Mais un engagement mutuel des acteurs est demandé pour favoriser la créativité. Concernant la communication, elle sera plus souple avec des rapports horizontaux au sein de l’équipe.

Quel espace de travail collaboratif ?

L’espace de travail collaboratif est un levier pour la société, car il favorise les échanges et les interactions entre les salariés.

Espace de travail collaboratif physique

La conception d’un espace collaboratif physique doit respecter quelques règles. À titre d’exemple, il est primordial d’offrir plusieurs types d’espaces pour les collaborateurs comme une salle de réunion, une salle de détente ou de repos. L’accès à différents lieux facilite l’adaptation de chaque personnalité tout en respectant leur individualité.

Pour protéger le salarié contre les indiscrétions, il est également important de lui offrir un espace qui respecte son intimité. Les agencements doivent garantir ce calme comme les pièces silencieuses pour lui permettre d’être seul. La conception idéale doit reposer sur un espace suffisant pour chacun.

Afin d’assurer la mobilité dans les espaces de travail et favoriser l’esprit de collaboration, il est vital de fournir aux salariés des outils qui vont faciliter les échanges en étant facile à transporter. Il est conseillé de recourir aux outils digitaux connectés à internet.

L’utilisation de logiciel de gestion va aussi contribuer à cette mobilité. L’entreprise doit ainsi penser à l’environnement avant de penser à l’individu pour réussir la transition vers le travail collaboratif.

Espace de travail collaboratif numérique

La mise en place de l’espace de travail collaboratif numérique doit faire appel à l’utilisation des plateformes spécifiques. Par définition une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui permet de centraliser l’ensemble des ressources et outils d’une structure. Tout en favorisant la collaboration, il va suivre directement les projets, les mises à jour et partage de documents.

L’espace numérique se présente également comme une solution innovante pour les entreprises à la recherche de productivité, de bien-être des collaborateurs et d’économie financière. Pour y parvenir, il faut avoir recours à des logiciels et applications.

En cette période, l’espace de travail collaboratif numérique est devenu un impératif dans les relations entre les collaborateurs, l’entreprise et le client.

Comment organiser ou manager un projet ?

Même étant dans un projet de travail collaboratif, le management nécessite de respecter certaines étapes clés.

  • La première consiste à dresser avec votre équipe les tâches à réaliser. Cette phase est considérée comme la fondation du projet pour éviter de fausser la gestion future. Cette préparation peut faire l’objet d’intense négociation au sein de l’équipe chargée de réaliser le projet.
  • La seconde étape va définir l’enchaînement logique des tâches. En effet, vous ne pouvez pas tout faire en même temps. Il est important de commencer par les chantiers les plus importants. Des réunions de lancement de projet peuvent ainsi être faites dans les espaces collaboratifs physiques ou virtuels.
  • Manager un projet consiste aussi à l’exécuter et le piloter. Cette étape va lancer les opérations planifiées. Le but étant de rester fidèle au plan initial malgré les imprévus que vous pouvez gérer à l’étape suivante. À ce niveau, la coordination du travail des personnes et des ressources est indispensable avec des ajustements organisationnels.
  • La dernière étape du management de projet est la finalisation qui vous permet d’assurer que les objectifs initiaux sont atteints. Il faut terminer les travaux en cours en informant l’équipe et finalement faire un bilan concernant les difficultés rencontrées pour s’améliorer dans le futur.

Quelle formation suivre pour devenir DPO ?

Posted on by Barbara Simon

La mise en conformité au RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données passe nécessairement par la mise en place d’un délégué à la protection des données ou DPO dans une entreprise. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le rôle de DPO connaît un essor important avec l’augmentation du nombre d’offres dans ce domaine. Mais comment se former afin d’acquérir les compétences d’un DPO ?

L’objection de la formation DPO : se préparer à la certification

Depuis la mise en place du RGPD en 2018, la désignation d’un DPO ou Data Protection Officier est devenue obligatoire dans les organismes, entreprises privées ou publique lorsqu’elles sont amenées à traiter des données sensibles. Le DPO est donc considéré comme un acteur majeur de la mise en conformité RGPD et doit ainsi disposer de connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données.

L’AFNOR est le premier organisme agréé par l’autorité de contrôle, la CNIL, pour certifier les compétences du délégué à la protection des données. La certification représente un vecteur important de confiance pour les clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs.

La formation de DPO a pour finalité de préparer l’homologation en mettant en condition réelle le candidat avant de passer l’examen de certification. La formation sur les aspects du RGPD lui permet de faire face aux différents types de questions et de s’organiser avec un programme de révision afin d’avoir toutes les chances de réussir l’examen certifiant.

Label et référentiel CNIL

Avec l’entrée en application du Règlement Européen à la Protection des Données, la CNIL a dû mettre de nouveaux outils de conformité pour assurer sa mission de labellisation.

Le label CNIL désigne la reconnaissance d’un produit ou d’un service comme conforme à la Loi Informatique et Libertés. Il est délivré en fonction de référentiel adopté par l’organisme ou publié au Journal Officiel. Son intérêt est, pour les entreprises ou administration, de disposer d’un cadre éthique mais surtout juridique. Ainsi, il s’agit d’un avantage certain par rapport à la concurrence et un indicateur de confiance pour les entreprises vis-à-vis de leurs clients.

Le référentiel de la CNIL, quant à lui, est une liste d’exigences ou de conditions pour obtenir un label. Ces critères ont pour but d’évaluer la conformité de la sécurité, de la procédure de collecte ou de traitement des données personnelles par rapport à la réglementation en vigueur en France ou dans l’Union européenne.

Notions clés pour la formation RGPD

Une formation DPO certifiante vous permettra de comprendre les enjeux de la protection des données et le cadre de la réglementation à un haut niveau de compétences. La mise en conformité RGPD est un bon moyen d’insérer les outils de conformité dans les entreprises. Le DPO doit  alors savoir construire et maintenir les preuves de cette conformité.

Les objectifs pédagogiques du programme formation RGPD vont également permettre de conseiller les responsables de traitements sur la conduite et la gestion des études d’impacts sur la vie privée (Privacy Impact Assessment, ou PIA) ou les moyens de sécurisations et de contrôle des données.

Enfin, le DPO aura des compétences pour mettre en place un plan d’action afin d’accompagner l’entreprise dans sa conformité RGPD. L’acquisition d’un comportement respectueux par rapport aux droits liés aux données personnelles est aussi un objectif prioritaire de cette formation DPO.

Déroulement et formations RGPD

Il est important de savoir qu’aucune formation RGPD précise n’a été définie par la CNIL. Ainsi, il existe plusieurs dispositifs de formations RGPD pour acquérir des compétences de DPO.

Formations à distance ou en ligne

Les formations DPO en ligne (MOOC) ou webinaires, ont pour rôle d’aider à l’acquisition de savoirs fondamentaux et pratiques sur le RGPD ainsi que des notions de droits à la protection des données personnelles. Il s’agit de la solution la plus pratique pour les personnes qui découvrent le fonctionnement du rôle de DPO. Cette formation permet d’avancer à votre rythme bien qu’elle soit très intéressante pour les PME ou associations en raison de leur caractère synthétique et de leur format pratique. La formation en ligne permet d’aller à l’essentiel pour se familiariser avec les missions du DPO.

À noter que ce type de formation est généralement accessible en replay pour permettre aux personnes qui les suivent, une piqûre de rappel une fois la formation terminée.

Formations en présentiel

Sur ce format, on trouvera principalement des formations courtes, permettant de connaître toutes les informations à savoir sur le RGPD et les missions du DPO. La durée des formations est en moyenne de 3 à 15 jours. Cependant, l’accès à ce type de formations est souvent conditionné à un niveau d’études ou expérience professionnelle en lien avec le droit et/ou l’informatique.

Des formations peuvent aussi être sectorielles, dédiées à la santé ou aux collectivités territoriales. Dans tous les cas, on choisira un organisme de formation au regard de son agrément CNIL.

Formations longues

Les formations DPO longues sont proposées par les grandes écoles comme le CNAM ou certaines universités. Elles sont dédiées au terme en référence au délégué à la protection des données personnelles. Sciences Po va, à titre d’exemple, offrir un certificat DPO en collaboration avec un cabinet d’avocat. À noter que c’est la CNIL qui délivre le label CNlL formation.

En quoi consiste le rôle de DPO ?

Pour comprendre le fonctionnement du rôle de DPO, il est important de comprendre ses missions. Sa première mission consiste à informer et conseiller le responsable du traitement, les sous-traitants et collaborateurs de l’entreprise en charge de la collecte des données.

Il doit également contrôler le respect du RGPD en mettant en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour assurer la conformité des traitements d’informations et dispenser des conseils sur demande après l’analyse de l’efficacité de la protection des données.

Pour garantir l’exercice de sa fonction de DPO, il doit jouir d’une certaine autonomie. En effet, il ne reçoit aucune instruction de la part du responsable de traitement sur la façon de traiter une affaire par exemple.

Le DPO a aussi un rôle de conseiller au niveau de l’entreprise. Il n’est pas responsable de la conformité de la société au RGPD. Cette responsabilité ne peut non plus lui être transmise par délégation de pouvoir. Il est presque impossible d’engager sa responsabilité civile dans l’exercice de ses missions encadré par la loi en vigueur.

Pour conclure, le DPO est obligatoire dès lors qu’une entreprise a pour principale activité de traiter des données. Il joue un rôle central de coordinateur entre les différents services de la société. Disposer d’une personne formée à ses problématiques en interne n’est pas toujours une évidence. Adaliance vous propose d’être mis en relation avec un DPO externe qui se chargera des missions propres à la protection des données.

télécharger l'étude de cas La Vie à Domicile mise en conformité RGPD

Comment se mettre en conformité RGPD ?

Posted on by Barbara Simon

La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD a pour objectif d’avoir un niveau de protection suffisant face aux risques de divulgation des données personnelles. Le RGPD est un enjeu majeur pour les organismes étatiques, les citoyens et les entreprises. Ainsi, en cas de plainte, ils pourront démontrer que toutes les mesures ont été prises pour parer les atteintes aux droits des internautes. La sécurisation des données personnelles porte à la fois sur le plan juridique et surtout technique. Dans cet article, vous allez découvrir les différentes étapes de la mise en conformité RGPD notamment au sein d’une entreprise.

La nomination d’un data protection officer ou DPO

Pour répondre à la question comment se mettre en conformité avec le rgpd, la première étape consiste à désigner un homme ou une femme qui va incarner le RGPD dans l’organisme ou l’entreprise. Le DPO doit ainsi avoir des compétences juridiques et techniques pour manipuler les données personnelles de votre structure.

En plus, le délégué à la protection des données ou data protection officier doit être un bon communiquant capable de résister aux pressions. C’est un poste rattaché à la direction générale, mais qui va délivrer en toute indépendance des recommandations pour être en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles.

À noter que si nommer un DPO n’est pas obligatoire, il est conseillé de désigner un référent en charge du projet RGPD dans l’entreprise. Cependant, les PME pourront recourir à des prestataires spécialisés externes comme les avocats ou consultants (DPO externalisé ou mutualisé).

La constitution d’une cartographie ou registre du traitement des données

La seconde étape consiste à cartographier l’ensemble des données personnelles, informatisées ou sur papier, traité dans l’entreprise. Cette étape va identifier les processus concernés par le RGPD pour avoir une idée de leur niveau de conformité à ce dernier en les soumettant à une étude d’impacts. Les entreprises doivent disposer d’un registre des activités de traitement qui doit, par exemple, contenir les différents types de traitements effectués, les données recueillies ou utilisées, les acteurs traitant les données et les conditions d’exécution du traitement.

Dans cette étape, il est possible d’effectuer un audit des traitements qui peut se faire soit par l’analyse de licéité si les finalités respectent réellement la réglementation du RGPD. Quant à l’audit de l’organisme, il s’agit des droits des personnes concernées, la gestion des sous-traitants ou la sécurité informatique qui traite les informations dans la société. Dans la majorité des cas, il est préférable de confier la tenue du registre au délégué à la protection des données ou DPO. La mission de ce dernier consiste à le mettre à jour périodiquement. Ce travail préliminaire, par rapport au registre de traitement et leur utilisation, peut être demandé par la CNIL.

Le tri des données

Le tri des données est une étape qui entre dans la compliance rgpd. Il met en avant la collecte des données jugées uniquement nécessaires au traitement par l’entreprise. Les organismes privés ou publics doivent respecter le principe de minimisation des données en question. Des critères ont donc été mis en place pour chaque fiche de registre afin de répondre à des vérifications comme la pertinence des données, le traitement des données sensibles qui ne doivent pas faire apparaître les informations sur les origines raciales, opinions politiques ou religieuses voire l’orientation sexuelle.

La détermination de la finalité des traitements des données personnelles

Le RGPD pose une obligation par rapport aux traitements de données personnelles notamment pour déterminer leur finalité. L’exemple classique est la collecte d’information d’internautes ou de futurs prospects par l’intermédiaire d’un formulaire sur un site internet dont le but est la prospection commerciale pour vendre un produit ou un service. La finalité déclarée d’un traitement va donc fixer la limite. Il est, de ce fait, interdit de traiter les données avec une finalité incompatible.

En plus, les objectifs de traitements doivent être déclarés dans le registre des traitements pour être portés à la connaissance des personnes concernées.

Enfin, la durée de conservation des données va dépendre en grande partie de son utilisation bien qu’il soit interdit de les conserver pendant un laps de temps trop long.

La détection des risques majeurs sur les données

Les pratiques au sein de l’entreprise peuvent contribuer à favoriser les risques pour les droits et libertés des individus. Il est donc indispensable de mener une étude d’impact ou PIA sur les mesures qui menacent la vie privée des personnes concernées comme le contrôle des accès ou gestion des droits et habilitations.

La réussite d’un programme de conformité suppose l’identification des risques au regard de l’existant en référence aux travaux pour arriver à un niveau de protection adéquat. En ce sens, pour gérer correctement les risques, une étude d’impact sur la protection des données doit nécessairement passer par l’organisation des documents.

Établissement d’un plan d’action

Pour réaliser la conformité avec le rgpd, il est important après la phase cartographie d’établir un calendrier d’actions de contrôle ou de correction par rapport aux objectifs ou les contraintes en lien avec la gestion des risques. En effet, sur la base de l’état des lieux, un plan d’action doit être mis en œuvre. Pour cela, il faudra engager des travaux informatiques pour sécuriser les données comme une anonymisation ou un chiffrement. Ensuite, vous devez vous assurer de ne collecter que les données nécessaires à votre activité. Il faut aussi déterminer la base juridique pour collecter des données. En d’autres termes le titre juridique qui donne le droit à votre entreprise de traiter les données pouvant se matérialiser par un contrat nécessitant le consentement du client.

La mise en conformité rgpd concerne aussi les sous-traitants considérés comme coresponsables au regard de la réglementation européenne. Dans ce cas, les contrats fournisseurs doivent avoir une clause précisant leurs nouvelles obligations et responsabilités. Cette obligationen question concerne également les prestataires en dehors de l’Union européenne lorsqu’ils gèrent les données des citoyens européens.

Enfin, la planification des actions doit comprendre la sécurisation des systèmes de récupération et de stockage des données.

Organisation des processus de gestion internes

Pour augmenter le niveau de protection des données personnelles en permanence, il convient de mettre en place une gouvernance spécifique pour garantir l’intégrité de ces données, de la collecte à leur suppression. Pour y parvenir, vous devez créer des procédures internes qui assurent la prise en compte de la protection des données à tout moment en ne négligeant aucune situation lors du traitement comme les failles de sécurité, la gestion des demandes de modification d’accès ou le changement de prestataire externe.

Durant ce processus, le personnel avec les personnes concernées par la collecte des données doit être tenu informé. Ensuite, des procédures obligatoires doivent être mises en place comme celui de la gestion des exercices des droits de la personne ainsi que la protection des données. Ils doivent connaître les procédures à suivre en cas de violation de données personnelles ou de contrôle par la CNIL.

La conformité rgpd n’est pas une image fixe, mais il convient de le maintenir durant un temps déterminé en faisant, par exemple, des audits réguliers et obligatoires.

L’obligation d’informer les clients et collaborateurs de l’entreprise

Avec le RGPD, les entreprises doivent renforcer leur obligation d’information et de transparence envers les utilisateurs. C’est dans cette optique que des supports ou mentions d’information doivent préciser les raisons de la collecte, les entités ou personnes qui autorisent le traitement et la durée de conservation des données.

Le transfert des données en dehors de l’Union européenne par des entreprises comme Google est légal si elles informent les utilisateurs de leurs services. Il faut aussi informer les clients que le RGPD consiste à renforcer leurs droits comme le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit d’effacement, et le droit à la limitation du traitement.

Au niveau des relations de travail, l’employeur est le premier responsable du traitement des données par ses employés. Une situation prévue dans le contrat ou code du travail va obliger l’employeur à traiter des données concernant son personnel : le salaire, les évaluations, les congés. À noter que l’entreprise doit sensibiliser ses collaborateurs à respecter la vie privée des clients.

Ils doivent aussi être informés par rapport aux nouvelles obligations introduites par le Règlement Général sur la Protection des Données. À titre d’exemple, la société doit rappeler aux salariés qu’un fichier Excel contenant des informations sur les clients peut être considéré comme un traitement de données personnelles. Dans tous les cas, dans le cadre des relations avec les clients, elle est responsable de leurs données.

La sécurisation des données personnelles

La sécurisation des données personnelles est un principe posé par le RGPD. Ce sont des dispositions obligeant les responsables du traitement à tout mettre en œuvre pour garantir la sécurité de ces informations. Les principes de sécurisation se base sur :

  • la confidentialité des données qui ne seront accessibles qu’aux personnes autorisées ;
  • l’intégrité des données qui ne doit ni être altérée ou modifiée ;
  • la disponibilité des données en permanence pour les personnes autorisées.

Quant aux mesures de sécurité proprement dites, plusieurs techniques sont mises à la disposition des entreprises comme le chiffrement des données pour assurer la confidentialité ou la pseudonymisation des données.

Les modalités pour conserver les données

Il faut rappeler qu’en principe, la conservation des données personnelles est limitée dans le temps en fonction de l’objectif de traitement.

Il existe plusieurs méthodes pour conserver les données. En premier, il y a l’archivage courant qui est à la charge du responsable du traitement de données. La durée de cet archivage doit être prévue par un contrat. En second lieu, il y a l’archivage intermédiaire qui permet aux données d’être conservées un peu plus longtemps que la durée prévue par le contrat à condition que la loi fixe une durée supérieure. Enfin, l’archivage défini qui ne fait l’objet d’aucun effacement des données dites d’intérêt public comme les statistiques ou recherche scientifique.

Il est important de savoir que si aucune loi ne fixe une durée maximum de conservation, le responsable de traitement devra maintenir une durée proportionnée en fonction du but poursuivi par la récolte.

L’importance du recueil du consentement RGPD

Le recueil du consentement pendant le traitement des données personnelles est une obligation posée par le RGPD. Ce dernier a une définition précise du consentement comme étant la manifestation d’une volonté d’une personne à accepter le traitement de ses données personnelles. C’est le responsable du traitement qui doit demander ce consentement aux clients lorsqu’il s’agit de données sensibles constituées par les opinions politiques ou religieuses, les questions raciales, de santé ou orientation sexuelle.

Des dispositions préalables ont été imposées pour que le consentement soit valide. Les particuliers doivent avoir les informations importantes nécessaires à l’identité du responsable du traitement, son objectif et les catégories des données collectées. Ils doivent aussi être informés de l’existence du droit de retrait du consentement.

Pour les conditions de recueil du consentement, elles ont été mises en place pour protéger les particuliers. Ainsi, leur accord doit se matérialiser par un acte positif et clair. Il doit être univoque et que la personne ait conscience de donner sa permission. Une fois recueillie, cette dernière doit être libre sans contrainte, spécifique, et n’est valable que pour la finalité du traitement.

Le RGPD a aussi conféré des droits aux particuliers comme celui du retrait du consentement donné à tout moment. De même, le responsable du traitement doit être capable de prouver que la personne concernée a réellement donné son accord.

Concernant les personnes mineures, le RGPD a mis en place une réglementation qui pose l’âge du consentement à 16 ans. En France, il a été fixé à 15 ans. Mais en dessous de cet âge, le recueil de l’enfant doit être effectué auprès de l’enfant et des parents ou de la personne en charge de l’autorité parentale.

Pour conclure, l’étape ultime de mise en conformité au RGPD consiste à regrouper et constituer une documentation. Il est nécessaire que les actions réalisées soient réexaminées et mises à jour de façon régulière pour assurer la protection des données en permanence.

Qu’est-ce que le RGPD : règlement général sur la protection des données ?

Posted on by Barbara Simon

Face à l’évolution de la technologie, des lois et règlements ont vu le jour pour protéger les données personnelles sur la toile. Le RGPD ou règlement général sur la protection des données personnelles a ainsi, été conçu pour harmoniser les règles en Europe sur l’utilisation de ces données. L’objectif est de mettre en place un cadre juridique pour sanctionner les abus et redonner la confiance aux internautes des outils numériques. Dans cet article vous allez voir l’origine, les enjeux et les sanctions du non-respect de la RGPD.

Qu’est-ce qu’on entend réellement par RGPD ?

Avant de voir ses enjeux, il est important de voir qu’est-ce que le rgpd? Par définition, il s’agit d’un texte majeur au niveau européen qui a pour objectif principal de protéger les données personnelles des personnes physiques. Le règlement général sur la protection des données se pose comme une mise à jour des principes existants afin de s’adapter au mieux à l’ère du numérique. En effet, le RGPD se présente pareillement à une suite logique de la loi de 1978 sur l’informatique et la liberté.

Le RGPD a donc introduit plusieurs changements importants, à savoir le renforcement de la création de nouveaux droits pour rééquilibrer les relations entre les consommateurs et les entreprises. Afin d’y parvenir, les responsabilités des acteurs en charge des données personnelles ont été renforcées notamment au niveau de la CNIL en charge du contrôle de la conformité rgpd en France.

Le règlement général sur la protection des données a aussi l’objectif d’harmoniser la législation en vigueur en Europe pour faire face aux géants du numérique comme Google ou Amazon.

Histoire du RGPD

Le RGPD trouve son origine dans la crainte des citoyens par rapport à l’usage des données personnelles par l’État. À cette époque, seul ce dernier avait les moyens de collecter et traiter une grande quantité de données pour la surveillance.

Depuis 1978, c’est la CNIL qui joue le rôle de surveillant pour l’utilisation par l’État de ces informations. Actuellement, le progrès des capacités de stockage a permis aux entreprises du numérique de détenir les données des individus dans divers domaines comme les réseaux sociaux ou l’e-commerce. La prise de conscience de cette situation et les révélations du lanceur d’alerte Edward Snowden en 2013 ont montré que l’usage des données par les services de surveillance américaine a conduit à la création de mécanismes comme le RGPD.

Qui a créé le RGPD ?

L’initiative de la création du RGPD vient du constat des états membres de la Commission européenne en 1995 face à l’évolution des nouvelles technologies de l’information. C’est en 2012 que Bruxelles a proposé un nouveau règlement au niveau de l’Europe.

Un accord entre le conseil, le parlement et la commission a été trouvé en 2015. Cependant, la mise en place de ce nouveau règlement n’a débuté qu’en 2016 avec l’adoption du texte par le parlement européen et sa publication au journal officiel français. Son application n’a été effective que le 25 mai 2018. Ce laps de temps de deux ans a permis aux législations nationales et aux entités étatiques en charge de la collecte et du traitement des données personnelles de s’y préparer en transposant le droit de chaque État membre de l’Union européenne par les règlements prévus par le RGPD.

Ainsi, les États doivent adapter leur législation pour être en conforme avec le texte.

Les enjeux du RGPD pour les entreprises

Les principaux enjeux du RGPD pour les entreprises sont nombreux.

D’abord, il favorise le renforcement de la protection des données. En effet, le RGPD oblige la mise en place de mesures de protection et de sécurité des données pour répondre aux enjeux d’internet. L’objectif principal est de responsabiliser les entreprises par rapport à l’utilisation des données pour prévenir d’éventuelles dérives en renforçant par exemple la protection de la vie privée des internautes.

Ensuite, la réglementation rgpd va améliorer la gestion des données au niveau des entreprises pour mieux connaître les clients. Dans ce cas, la gouvernance des données utilise plusieurs outils comme la cartographie ou la rationalisation des pratiques au niveau marketing.

Le RGPD permet aussi de consolider la confiance des clients, car cette nouvelle réglementation va leur permettre de bénéficier des droits sur leurs données. Sans oublier le respect des mesures de sécurité qui va améliorer davantage l’image de l’entreprise aux yeux du public.

Le RGPD est également un enjeu majeur pour les entreprises pour faire face aux différentes cyberattaques. Cette réglementation est donc l’occasion pour eux de se renforcer.

Évolution des droits pour les internautes

Le RGPD connaît une évolution majeure par rapport aux nouveaux droits des internautes pour assurer la protection de leurs données. Pour récolter ces données, les plateformes d’entreprise doivent, à titre d’exemple, obtenir un consentement écrit et explicite. De même, pour les enfants, l’aval des parents est obligatoire pour leur inscription sur les réseaux sociaux.

La réglementation rgpd va reconnaître le droit à l’oubli qui permet à chaque internaute d’obtenir l’effacement des données pouvant porter atteinte à sa dignité ou à sa vie privée. Il a aussi le droit d’être informé en cas de vol ou de piratage de ses données.

Les internautes peuvent agir en justice personnellement ou par l’intermédiaire d’une association dans le cadre d’une action de groupe pour faire arrêter l’exploitation illicite de leurs données.

Quel rôle joue la CNIL ?

Pour répondre à la question quelle autorité assure la protection des données personnelles en France ? Il faudra s’intéresser à la CNIL ou la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Son rôle principal est de protéger le consommateur contre les usages abusifs de ses données informatiques. Elle doit ainsi veiller au respect de la loi informatique et à la liberté.

La CNIL va recenser les fichiers et donner des avis pour les traitements automatisés d’informations dans le secteur privé ou public. Elle va aussi vérifier la sécurité des systèmes pour éviter que les données soient transmises à des personnes malveillantes. La CNIL a également un pouvoir réglementaire pour élaborer de nouvelles normes.

Enfin, elle peut développer les réclamations d’internautes concernant un usage anormal des données.

Les sanctions en cas de non-respect du RGPD

Depuis son entrée en vigueur, le RGPD ne prévoit que deux types de sanctions.

Il y a les amendes administratives énumérées à l’article 83 du RGPD. Des sanctions qui sont à la fois proportionnées et dissuasives qui doivent prendre en compte la gravité et la durée de la violation, le degré de coopération ou le dommage subi par les personnes. Quant au montant de l’amende prévue, il sera proportionnel à la violation constatée. Des sanctions pénales ont été mises en place pour faire face aux infractions qui ne font pas l’objet d’amendes administratives. En France, ils sont insérés dans le Code pénal pour sanctionner par exemple, le détournement de la finalité lors du traitement de données à caractère personnel. Des amendes qui peuvent être accompagnées d’emprisonnement d’une ou plusieurs années.

La violation du RGPD peut aussi entraîner une demande en dommages et intérêts des victimes ou un déficit d’image pour les entreprises concernées.

Les 3 clés de la transformation digitale

Posted on by Barbara Simon

Quelles sont les 3 clés pour réussir sa transformation digitale ?

La transformation digitale d’une entreprise est vouée au succès si on travaille à faire évoluer son business model, à revoir son expérience client, tout en impliquant ses collaborateurs, notamment à travers une démarche collaborative.

Mais pourquoi finalement céder à cette mode de la « transformation digitale » ? Tout le monde en parle, mais qu’est-ce que cela implique ?

Finalement, aujourd’hui, toutes les activités sont touchées par la transformation digitale.

Aucune entreprise, quelle que soit sa taille, n’échappe à cette révolution où les gens et les objets sont interconnectés à tout moment, en tout lieu, à tous âges, avec n’importe quel appareil.

Même les activités les plus traditionnelles sont impactées : les hôtels (locations entre particuliers en ligne), les taxis (applis de réservation), les transports (applis de co-voiturage), l’industrie (impression 3D)… même la restauration, activité traditionnelle par excellence, est impactée (sites de réservation en ligne, avis des consommateurs…).

La transformation digitale consiste ainsi à faire évoluer son entreprise autour de trois axes principaux :

1)   Faire pivoter son business model,

2)   Revoir sa relation avec ses clients,

3)   Impliquer ses collaborateurs dans une démarche collaborative.

Faire pivoter son business model

La transformation digitale n’est pas un but en soi. Il est indispensable de la relier à la vision et à la stratégie de l’entreprise.

Les entreprises qui donnent du sens à leur action obtiennent une meilleure performance que celles qui ne se focalisent que sur le développement financier de leur activité.

Au-delà du sens, l’enjeu pour les entreprises qui ne sont pas « digital-natives » est de se demander quelles vont être les conséquences si elles ne font pas évoluer leur business model ?

Est-il possible de rester longtemps rentable en conservant un fonctionnement business hérité du siècle dernier ?

Comment continuer à générer du chiffre d’affaire et de la marge dans un monde digital, où les nouveaux géants d’internet viennent bouleverser les règles du jeu en un temps record ?

Comment être différenciant de façon pérenne quand des entreprises deviennent des géants mondiaux sans aucun « asset » : (Airbnb n’a aucun hôtel, Uber aucune voiture, …) ?

Une fois la vision et le business model revus, il faut s’attaquer à l’organisation et à ses multiples composantes et services.

A ce niveau, la priorité est certainement à donner à la relation avec ses clients.

Revoir sa relation avec ses clients

Créer de nouveaux types d’interactions et d’usages, personnaliser la relation, développer un lien omni-canal… voilà le deuxième levier de la transformation digitale.

Et tout ceci est possible grâce à l’exploitation des fameuses « data » qui sont aujourd’hui abondantes.

Tout l’art est justement de savoir interpréter ces données, afin de bâtir les expériences les plus satisfaisants pour ces clients toujours plus exigeants.

Les outils des « digital analysts », le big data, l’interprétation des signaux forts et des signaux faibles, deviennent ici les clés du marketing digital.

Impliquer ses collaborateurs dans une démarche collaborative

Vouloir transformer son entreprise sans impliquer ses collaborateurs et son management est toujours compliqué… c’est un euphémisme de le dire…

C’est toujours tout à fait vrai dans le monde digital.

Adopter une démarche collaborative (co-conception, co-production) est ainsi une approche vertueuse et nécessaire, nous en sommes convaincus chez Adaliance. Les collaborateurs et le management se sentent impliqués, cela renforce leur engagement et permet de renforcer le sentiment qu’il y a du sens…et une vision partagée.

La démarche collaborative permet également de s’inspirer des compétences de tous, notamment des plus jeunes vers les plus âgés (« reverse mentoring »).

En effet, ce sont aujourd’hui les plus jeunes, ceux qui sont nés avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette entre les mains, qui sont naturellement à l’aise dans un environnement collaboratif, qui vont dessiner l’entreprise de demain.

Cette approche collaborative est certainement une clef pour faire face à l’accélération de notre monde, à condition de savoir la canaliser, et au final, de décider et de prendre la bonne orientation.

Ce qui appelle donc, peut-être, une nouvelle forme de leadership ?